Freitag, 4. Oktober 2024
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Praxismanagement

Effektive Terminplanung in der Arztpraxis: Tipps für den Praxisalltag

Effektive Terminplanung in der Arztpraxis: Tipps für den Praxisalltag
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Eine effiziente Terminplanung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in jeder Arztpraxis. Sie hilft, Wartezeiten zu reduzieren, den Praxisbetrieb zu optimieren und die Zufriedenheit von Patient:innen und Mitarbeiter:innen zu steigern. Mit diesen Strategien können Sie Ihre Terminplanung effizienter gestalten.
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Optimierung der Dauer von Arztterminen

Anstelle einer standardisierten Zeittaktung für alle Termine sollte die Dauer der Termine an die Art der Konsultation angepasst werden. Beispielsweise nehmen Erstgespräche oder Vorsorgeuntersuchungen oft mehr Zeit in Anspruch als reine Befundbesprechungen. Durch eine differenzierte Terminvergabe können Leerläufe vermieden und der Praxisalltag effizienter gestaltet werden.

Blockzeiten für Notfälle und Pausen einplanen

Darüber hinaus sollten Sie in Ihrem Terminkalender so genannte Pufferzeiten für Notfälle oder kurzfristige Termine einplanen. Diese verhindern Staus im Wartezimmer und ermöglichen Ihrem Team Verschnaufpausen, die im hektischen Praxisalltag wichtig sind.

Terminvergabe an die Patientenbedürfnisse anpassen

Patientengruppen wie Senioren oder Berufstätige haben unterschiedliche Bedürfnisse. Senioren sollten bevorzugt tagsüber Termine erhalten, Berufstätige hingegen in den Randzeiten. Diese zeitliche Gruppierung hilft, den Praxisbetrieb besser zu steuern und die Nutzung der Räumlichkeiten zu optimieren.
 
 

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Proaktive Terminvergabe und Online-Termine

Anstatt Patient:innen offen zu fragen, wann sie einen Termin wünschen, ist es von Vorteil konkrete Zeitfenster anzubieten. Dies reduziert Entscheidungszeiten und beschleunigt den Buchungsprozess. Zusätzlich können Sie eine Online-Terminbuchung anbieten. Viele Patient:innen bevorzugen diese vor einer telefonischen Terminvergabe. Daneben können so die Telefonanrufe in der Praxis reduziert werden, was dem Praxispersonal ermöglicht, sich intensiver um die anwesenden Patient:innen zu kümmern und administrative Aufgaben zu erledigen. Auch können feste Akutsprechstunden dabei helfen, Notfälle besser in den Alltag zu integrieren und die allgemeine Terminstruktur zu entlasten.

Regelmäßige Schulung des Praxisteams

Ein gut geschultes Team ist für eine effiziente Terminplanung unerlässlich. Schulungen können dabei helfen, den Umgang mit kritischen Terminarten zu verbessern und die Kommunikation mit den Patient:innen zu optimieren. Dies führt zu einer besseren Organisation und einem reibungslosen Ablauf in der Praxis.

Quelle: JOURNAL MED


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