Erhöhtes Arbeitsaufkommen durch unerwartete Kündigungen
Schon heute bleiben 345.000 Stellen in Gesundheit und Pflege unbesetzt; bis 2035 fehlen bundesweit 1,8 Mio. Fach- und Pflegekräfte. Die unerwartete Kündigung verdienter Mitarbeiter:innen kann den Praxisbetrieb vor enorme Herausforderungen stellen. Ist kurzfristig kein adäquater Ersatz verfügbar, steigt das Arbeitsaufkommen für das verbliebene Team, v.a. am Empfang. Die Wartezeiten für Patient:innen verlängern sich, schlimmstenfalls werden lange vereinbarte Termine abgesagt.
Arbeitsprozesse: In vielen Arztpraxen ist mehr Transparenz gefragt
Dr. Berndt Birkner, Münchener Gastroenterologe und Moderatoren-Ausbilder im KBV-Qualitätszirkel, empfiehlt 2 Kernmaßnahmen für ein positives Arbeitsklima und weniger Mitarbeiterfluktuation: effektives Prozess- und Qualitätsmanagement. „Der 1. Schritt ist die Analyse der Arbeitsabläufe, insbesondere bei der Patientenaufnahme und Terminvereinbarung,“ weiß der erfahrene Arzt. „Stress entsteht oft durch eine unstrukturierte Arbeitsweise, bei der die Abarbeitung situativer Aufgaben, z.B. am Telefon, im Vordergrund steht.“ Trotz enormen Patientenaufkommens in so mancher Praxis seien transparente Arbeitsabläufe und klare Zuständigkeiten der Schlüssel für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Zur Evaluation empfiehlt Dr. Birkner den Einsatz externer Berater: „Die sollen einen Tag lang mal nur die Rolle eines Beobachters einnehmen, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu evaluieren.“ Nach der Analyse sind Soft Skills gefragt, denn internes Qualitätsmanagement beginnt immer auf Augenhöhe. Das betrifft v.a. eine positive Fehlerkultur, echte Wertschätzung und Teambildung.
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Digitale Schichtplanung in Arztpraxen
Erschienen am 14.04.2023 • Digitale Anwendungen können in der Praxisverwaltung den Arbeitsalltag von Ärzt:innen und Personal erleichtern. Mehr Infos erhalten Sie hier!
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Individuelles Ausbildungs- oder Einarbeitungskonzept zur Personalbindung
Jacob Stähle, Key Accunt Manager beim Personalvermittler HiPo Executive betont die Bedeutung individueller Förderung: „Als Arzt und Unternehmer sollte ich die Sorgen und Wünsche meiner Mitarbeiter:innen nicht nur ernstnehmen, sondern immer auch Entwicklungsperspektiven aufzeigen, z.B. in Form von Fort- und Weiterbildungen.“ Auch ein individuelles Ausbildungs- oder Einarbeitungskonzept sei zur Personalbindung unverzichtbar, da es die Identifikation mit der medizinischen Einrichtung fördere. Dazu könnte z.B. auch ein gemeinsames Frühstück der neuen Mitarbeiter beitragen.
Digitalisierung nur ein Teil der Lösung gegen Arbeitskräftemangel
Die Priorisierung von Behandlungsfällen, die Aufnahme von Patienten- und Anamnesedaten, telefonisches Terminmanagement und Dokumentation – alles Aufgaben, die oft wenig mit dem Grund zu tun haben, aus dem sich viele MFA für ihren Beruf entscheiden, nämlich Patient:innen persönlich Hilfe zu leisten. „In der Standardisierung und Automatisierung von Schnittstellen zwischen verschiedenen Tools, die ohnehin bürokratischer Natur sind, liegt das große Potenzial der Digitalisierung,“ erklärt jameda Fachberater Omar Nabi. „Denn dann bleibt mehr Zeit zur persönlichen Versorgung.“ Damit digitale Lösungen diesen Vorteil aber auch ausspielen können, ist ein genaues Verständnis der praxiseigenen Arbeitsabläufe unverzichtbar. Auch wenn dabei Möglichkeiten zur Standardisierung und Automatisierung identifiziert werden, scheuen sich viele Praxisinhaber vor einer Umstellung, da sie gerade zu Beginn mit Kosten für Hard- und Software sowie Personalschulung rechnen.
